Office Hours: 09:00am-4:00pm
Call & WhatsApp
4 Manfaat Utama Sistem Registrasi Event
Dalam menyelenggarakan event atau acara, pencatatan peserta perlu dikelola sebaik mungkin. Proses registrasi atau pendaftaran pun memegang peran penting untuk merekap siapa saja yang datang dan yang absen. Dalam hal ini penerapan sistem registrasi event dapat Anda gunakan untuk membuat proses lebih efektif dan efisien.
Apa itu sistem registrasi event?
Sistem registrasi yang diaplikasikan pada sebuah acara merupakan umumnya ditujukan bagi penyelenggara seperti event organizer (EO) untuk membantu pencatatan peserta. Sistem ini dapat berbentuk web app atau aplikasi yang dirancang sedemikian rupa untuk mengganti pendaftaran konvensional.
Ketika memakai sistem khusus pendaftaran, Anda tak akan lagi menggunakan buku atau catatan fisik. Semuanya sudah memakai sistem komputerisasi untuk mencegah sejumlah kesalahan seperti:
Sekilas, sistem registrasi terkesan lebih menguntungkan untuk acara besar dengan jumlah peserta banyak. Kenyataannya, Anda dapat memakai sistem tersebut untuk acara-acara skala kecil. Jadi saat nanti mengurus kegiatan yang lebih besar, Anda sudah terbiasa mengoperasikannya.
Bekerja bukan hanya untuk mencari materi. Bekerja adalah bermanfaat bagi orang banyak.”
Merry Riana
Apa saja manfaat sistem registrasi event?
Selain mencegah kesalahan-kesalahan di atas, pemakaian sistem registrasi berbasis digital untuk acara akan memberikan manfaat-manfaat berikut:
1. Proses yang cepat dan mudah
Seperti yang dibahas, sistem registrasi event membuat proses pendaftaran lebih cepat dan mudah. Calon peserta tinggal mencari atau memasukkan nama, lalu memilih opsi yang sudah tersedia dalam sistem. Konsep paperless pun tak akan membuat Anda kewalahan menyiapkan kertas maupun pena saat jumlah peserta terus bertambah.
Kecepatan ini pula yang memungkinkan penyelenggara menghemat pengeluaran. Mereka dapat memakai biaya yang tersisa untuk hal penting lain yang diperlukan acara tersebut.
2. Meningkatkan engagement
Tahukah Anda bahwa sistem registrasi dapat membantu meningkatkan engagement? Caranya mudah, Anda tinggal meminta peserta memasukkan alamat email dan media sosial mereka saat pendaftaran dibuka. Melalui informasi tersebut, Anda dapat mengirimkan pemberitahuan hingga berinteraksi dengan mereka di media sosial.
Beberapa orang yang memakai sistem pendaftaran kadang membuat survei sebelum dan sesudah acara. Hal ini ditujukan untuk evaluasi dan peningkatan kualitas untuk kegiatan berikutnya.
3. Memudahkan pembuatan ID card
Bukan hanya untuk input pendaftaran, sistem registrasi juga memudahkan pembuatan ID card. Sejumlah sistem sudah dibekali barcode yang terintegrasi dengan server serta barcode qr untuk keperluan mencetak kartu peserta. Nantinya, ID card akan memuat barcode bar maupun qr yang berbeda satu sama lain.
Peserta yang menerima ID card dapat menunjukkannya pada panitia acara. Setelah barcode tadi dipindai, akan muncul data yang menyatakan bahwa peserta sudah melakukan registrasi.
4. Memakai manajemen data terpusat
Manfaat terakhir dari pemanfaatan sistem pendaftaran adalah penyimpanan data seperti informasi pribadi, pembayaran, dan persentase pendaftaran secara terpusat. Hal ini tak terlepas dari fakta sistem yang menggunakan manajemen data terpusat. Dengan begitu, informasi tak mudah bocor apalagi disalahgunakan pihak-pihak kurang bertanggungjawab.
Selain itu, Anda dapat mengecek laporan terkait peserta melalui dasbor. Jadi, pengumpulan data untuk evaluasi dan pengembangan acara berikutnya bakal lebih mudah.
Mudah-mudahan penjelasan seputar sistem registrasi event ini membantu Anda memahami cara kerja hingga pengoptimalan manfaat. Alhasil, para peserta lancar melakukan pendaftaran dan acara yang Anda selenggarakan akan berjalan sesuai rencana.
